POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS  PERSONALES DE LOS TITULARES 

Benavides Melo S.A.S – BEMEL S.A.S 

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto  Reglamentario 1377 de 2013, la empresa informa la política aplicable para el  tratamiento protección de datos personales.  

I. IDENTIFICACIÓN  

NOMBRE DE LA EMPRESA: BENAVIDES MELO S.A.S.  

DIRECCION: Transversal 93 N° 51 – 98 Bodega 45 

CORREO ELECTRÓNICO: calidadyseguridad@bemel.com.co 

TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 4291800 Ext. 1170 

II. MARCO LEGAL  

Constitución Política, artículo 15.  

Ley 1266 de 2008  

Ley 1581 de 2012  

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,  

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013  

III. DEFINICIONES  

AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a  cabo el tratamiento de datos personales. 

AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable  dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le  informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le  serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento  que se pretende dar a los datos personales. 

BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de  tratamiento. 

CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de  ésta (heredero)

DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas  determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o  jurídica.  

DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son  considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las  personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.  Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en  registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias  judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la  intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como  aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones  religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de  derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que  garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los  datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.  

DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los  titulares imprescindibles para llevar a cabo el objeto social de la empresa. Los datos  de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los  mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.  

DATOS OPCIONALES: son aquellos datos que la Empresa requiere para ofrecer  servicios adicionales al desarrollo del objeto social. 

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que  por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por  cuenta del Responsable del Tratamiento.  

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos  reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan. 

HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las  informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos  de entidades públicas y privadas.  

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada  que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o  Tratamiento de los datos.  

TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.  TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos  personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o  encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la  información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del  tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  

TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los  mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por  objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 

IV. PRINCIPIOS  

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se  dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas  que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e  integral los siguientes principios rectores:  

a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada  que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la  desarrollen.  

b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima  de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.  

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, La Empresa se limitará a  aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron  recolectados o requeridos; deberá informar al titular el motivo por el cual se solicita la  información y el uso específico que se le dará a la misma. 

c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el  consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no  podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato  legal o judicial que releve el consentimiento.  

d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe  ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el  tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.  

e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho  del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento,  en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos  que le conciernan.  

f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta  a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las  disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá  hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.  Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en  internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso  sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los  titulares o terceros autorizados conforme a la ley.  

g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por la Empresa,  se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean  necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,  consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: la Empresa está obligada a garantizar la  reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de  las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o  comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las  actividades autorizadas en la ley. 

V. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Empresa en su  condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros,  frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o  aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, salvo cuando  expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no  es necesaria la autorización).  

c) Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a  sus datos personales. 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones  a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen,  adicionen o complementen.  

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento  no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.  

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de  tratamiento.  

VI. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES  

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños,  niñas y adolescentes.  

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes,  salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.  

VII. DEBERES DE LA EMPRESA 

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son  deberes de la Empresa los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la  ley. 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de  hábeas data.  

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.  

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos  que le asisten en virtud de la autorización otorgada.  

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para  impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada,  comprobable y comprensible.  

f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto  de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas  necesarias para que la información se mantenga actualizada.  

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.  h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.  i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.  

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del  titular.  

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.  

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los  códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los  titulares.  

m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de  Industria y Comercio sobre el tema en particular. 

n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de  conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.  

o) La Empresa hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas  finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo  caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.  

VIII. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS  

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases  de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la  Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los  ciudadanos.  

Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el  Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, la  Empresa aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos  sujetas a tratamiento en el tiempo indicado. 

IX. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR  

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos  personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual  deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 

X. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL  TITULAR  

La Empresa en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se  comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos  personales a través del correo Calidadyseguridad@bemel.com.co 

XI. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL  TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES  

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos: 

POLÍTICA 

TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

CÓDIGO: D2PT-1 

VERSIÓN: 2 

FECHA: 17/10/2019

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus  funciones legales o por orden judicial.  

b) Datos de naturaleza pública.  

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.  

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o  científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.  

XII. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR  

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las  siguientes personas:  

a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los  distintos medios que le ponga a disposición la Empresa. 

b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.  

c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la  representación o apoderamiento.  

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.  

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que  estén facultadas para representarlos. 

XIII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y  FINALIDAD DEL MISMO  

El tratamiento para los datos personales indispensables estará enmarcado en el orden  legal y en virtud de la condición de la Empresa, serán todos los necesarios para el  cumplimiento del objeto social. 

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos  cuando: 

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los  casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;  b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se  encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes  legales deberán otorgar su autorización;  

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las  debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro  organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical,  siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que  mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos  no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;  

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,  ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;  

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento  deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los  Titulares.  

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido,  excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento  cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:  

a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.  b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.  

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o  adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser  escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y  capacidad para entender el asunto.  

La Empresa velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los  niños, niñas o adolescentes  

XIV. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN  

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a  las siguientes personas:  

a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes  legales. 

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o  por orden judicial.  

c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.  

XV. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,  CONSULTAS Y RECLAMOS  

La Empresa ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de  esta política al interior de la compañía en cabeza del Director de Calidad y Seguridad. 

Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por  parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión  de datos personales, a través del correo electrónico Calidadyseguridad@bemel.com.co 

XVI. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y  PETICIONES  

a) Consultas:  

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del  Titular que repose en la Empresa, quien suministrará toda la información contenida en  el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.  La consulta se formulará a través del correo Calidadyseguridad@bemel.com.co 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a  partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta  dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la  demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso  podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) Reclamos:  

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una  base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando  adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la  ley, podrán presentar un reclamo ante la Empresa, el cual será tramitado bajo las  siguientes reglas:  

1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la Empresa por el  correo electrónico Calidadyseguridad@bemel.com.co con la identificación del Titular, la  descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los  documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá  al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para  que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento,  sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido  del reclamo.  

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará  traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e  informará de la situación al interesado.  

2. Una vez recibido el correo, con el reclamo completo, éste se catalogará con la  etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2)  días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles  contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible  atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de  la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá  superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

c) Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.  

La Empresa rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que  resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos  antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico  Calidadyseguridad@bemel.com.co indicando la actualización, rectificación y supresión del  dato y aportará la documentación que soporte su petición.

d) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento  de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una  disposición legal o contractual, para ello la Empresa pondrá a disposición del Titular el  correo electrónico Calidadyseguridad@bemel.com.co 

Si vencido el término legal respectivo, la Empresa, según fuera el caso, no hubieran  eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la  Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización  y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el  procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.  

Nota aclaratoria: la empresa toma la decisión de solicitar autorización general para el  tratamiento de datos personales, a los asociados de negocio.  

BEMEL S.A.S
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