CÓDIGO DE ÉTICA

Codigo: D1-P2 - Versión: 2 - Fecha: 27/06/2019

1. OBJETIVO

Establecer las pautas de comportamiento que deben seguir las personas vinculadas directa o indirectamente con BEMEL S.A.S y de todos los niveles jerárquicos que maneje la compañía.

2. ALCANCE

Proceso
Todos los procesos
Subproceso
N.A
Nacional
Bogotá, Cali, Barranquilla, Bucaramanga,Medellín, Cartagena, Buenaventura.
Aliados
N.A

Nota: Este código de ética aplica para personal directo e indirecto de la compañía.

3. CONTEXTO DEL CODIGO DE ETICA

3.1 ¿Qué es un Código de Ética empresarial?

Es un referente formal e institucional de la conducta personal y profesional que todos los colaboradores de una empresa, independientemente del cargo o función que ocupen, deben tener.

Es la forma de establecer un patrón en el manejo de relaciones internas y con los grupos de interés como clientes, proveedores y contratistas; el Estado y el gobierno; los

colaboradores, jubilados y familiares; los entes de control, las comunidades y la sociedad en general.

3.2 ¿Por qué debemos tener un Código de Ética Empresarial?

Porque la adopción de principios éticos y comportamientos refleja el tipo de organización de la cual formamos parte, y del tipo de personas que somos.

BEMEL S.A.S, en su misión definió el tipo de organización que quiere ser y por lo tanto también las características que deben tener los colaboradores de la Empresa.

Este Código es un marco de referencia para las actuaciones de los colaboradores de BEMEL S.A.S, sin embargo, no enmarca todas las posibles situaciones a las que se

puede ver enfrentado un trabajador; por lo tanto, debe tenerse en cuenta la circunstancia y el sentido común de cada caso.

3.3 ¿Quiénes deben cumplir este Código?

Todos los colaboradores de BEMEL S.A.S, sin distingo de nómina, cargo o ubicación geográfica. Igualmente, los jefes y personas con colaboradores a cargo deben:

  • • Fomentar el cumplimiento del Código mediante su ejemplo.
  • • Asegurarse de que su equipo de trabajo conozca, entienda y aplique el Código.
  • • Apoyar a sus colaboradores en caso de presentarse conflictos éticos para que puedan tomar la mejor decisión y, si es el caso, remitirlo a instancias superiores cuando considere que no puede brindarle la asesoría suficiente.
  • • En el caso de los contratistas y proveedores, los responsables de las áreas deben asegurarse de que conozcan el Código y, en lo posible, que actúen acorde con las disposiciones establecidas en dicho documento.

4. COMPROMISOS CON EL CÓDIGO DE ÉTICA

Este código establece el compromiso de todos los colaboradores de BEMEL S.A.S, los cuales son los siguientes:

  • • Representar adecuadamente el buen nombre y la imagen de la compañía a través de nuestros comportamientos.
  • • No mantener conflicto de interese donde la compañía se pueda ver afectada
  • • Emitir, mantener y manejar con cuidado especial información privilegiada de la compañía.
  • • Teniendo en cuenta lo descrito en la política D2PT-6 Anticorrupción y soborno: no está permitido aceptar regalos de terceros, clientes o proveedores o dinero en efectivo o cualquier clase de soborno con fines corruptos.
  • • Todos los colaboradores de todo nivel con algún vínculo contractual con BEMEL S.A.S deben estar en completa disposición de colaborar con las autoridades competentes en procesos investigativos que se lleven en curso.
  • • Todos los colaboradores deben hacer parte de la prevención, detección y control al lavado de activos en sus funciones diarias generando un reporte de operaciones sospechosas cuando haya lugar.

Por lo tanto, todos los colaboradores nos comprometemos a conocer el Código, comprenderlo, aplicarlo y velar por que las conductas aquí establecidas marquen nuestra actuación.

5. NUESTROS VALORES

Los valores son formas deseables de ser y actuar de las personas, que posibilitan la construcción de la convivencia para el logro de los retos de la compañía. En BEMEL S.A.S nuestras actuaciones se enmarcan dentro de los valores Integridad, Confianza, Respeto, Espíritu Emprendedor, Transparencia y Responsabilidad Social.

  • • Integridad: Actuamos regidos por claros principios morales, éticos y legales, siendo coherentes entre lo que pensamos, decimos y hacemos.
  • • Confianza: Generamos credibilidad honrando nuestros compromisos y manejando responsablemente la información que nos suministran nuestros clientes.
  • • Respeto: Damos un trato digno a todas las personas y valoramos sus diferencias.
  • • Espíritu Emprendedor: Nuestra mentalidad empresarial nos permite actuar con iniciativa y empoderamiento.
  • • Transparencia: Expresamos nuestra gestión y comportamiento de forma clara, consistente y oportuna.
  • • Responsabilidad Social: Hacemos énfasis en la seguridad y conservación del medio ambiente, resaltando nuestro compromiso con el progreso económico y social del país.

5.1 Conductas que caracterizan nuestros Valores y Principios

La conducta es el reflejo de lo que somos los seres humanos y las organizaciones. Todas las personas que tenemos vínculos o representamos a BEMEL S.A.S. debemos tener en cuenta las siguientes conductas que reflejan nuestros valores y principios:

5.1.1 Actúo con Integridad cuando:

- Mis decisiones y acciones las realizo con objetividad, lealtad, justicia, honestidad, rectitud y transparencia.

- Actúo en forma coherente porque pienso, hablo y actúo de forma consistente.

- Mi actuar responde a los imperativos del bien común, por encima de los intereses

particulares.

- Rechazo y denuncio cualquier forma de corrupción, y promuevo acciones para fomentar la transparencia en todas mis actuaciones, las de mis compañeros y las de la empresa.

- No acepto regalos de parte de ningún grupo de interés relacionado con procesos a mi cargo, excepto atenciones u objetos promocionales claramente identificados sin ningún valor comercial representativo.

- Las atenciones u obsequios sobre los que tenga duda, los consultaré con mi jefe inmediato. Los regalos que por algún motivo no se ajusten a lo establecido en este código y no puedan ser devueltos, los donaré a una entidad sin ánimo de lucro.

- Actúo de forma objetiva sin buscar privilegios o beneficios propios o de terceras personas.

- Ni yo, ni mi familia mantenemos relaciones comerciales privadas con clientes, proveedores, compañeros de trabajo, ni con la competencia; de las cuales se puedan beneficiar con ocasión del cargo o función que desempeño dentro de la Empresa. (Se consideran familiares los adres biológicos, los padres adoptantes, hermanos/as, esposo/a o compañero/a permanente y/o los hijos).

- Me declaro impedido cuando me veo involucrado en una decisión donde se genere un conflicto de interés personal o familiar.

- Educo con el ejemplo y estoy siempre dispuesto a colaborar, compartir y dar crédito en mis logros y realizaciones a quien corresponda.

5.1.2 Actúo con Confianza cuando:

- Promuevo y trabajo por el autocuidado, evitando situaciones que afecten o pongan en peligro la salud, la vida y el entorno.

- Exijo altos estándares de seguridad, tanto en los procesos como en las instalaciones y servicios que presta BEMEL S.A.S.

- Cumplo y hago cumplir las Reglas Fundamentales de Seguridad.

- Colaboro activamente en los grupos de trabajo en los que participo y mis actuaciones son ejemplo para los demás. Acojo y promuevo un ambiente cordial y positivo, expresando con responsabilidad mis desacuerdos.

- Me preocupo por el mejoramiento de la comunicación interpersonal y el ambiente laboral y evito aceptar o generar comentarios malintencionados o imprecisos que afecten a las personas con las que me relaciono o que vulneren el buen nombre de BEMEL S.A.S.

- Evito dar entrevistas, conceptos o publicaciones de carácter personal, que vayan en contra de la imagen de la Empresa o de algunos de sus funcionarios.

- Conozco, cumplo y hago que se cumplan los deberes y las prohibiciones contenidas en el marco constitucional, legal y normativo que me rige; además de cumplir con los controles internos que la Empresa establece.

- Cumplo y respondo por las acciones y omisiones realizadas en el ejercicio de mi cargo.

- Fomento la seguridad de la información y por lo tanto prevengo la fuga de información estratégica o de carácter confidencial. No divulgo por ningún medio ya sea electrónico, impreso o audiovisual, información ilegal, pornográfica o racista.

- Presento de manera veraz, oportuna y verificable la información y los resultados de mi gestión, la de mi área, y la de la Empresa dentro de las atribuciones que me fueron asignadas.

- Procuro que mis actuaciones preserven y mejoren el medio ambiente y el entorno social que me rodea.

- Me preocupo por contar con las competencias requeridas para que todos mis procesos respondan con la mejor calidad posible a las necesidades de los clientes y demás grupos de interés.

- Soy recursivo en la búsqueda de soluciones y en la creación de oportunidades de mejoramiento.

- Soy parte de la solución.

- Conservo, protejo y uso de manera austera y eficiente los recursos que me son asignados, incluyendo el cumplimiento de la jornada laboral y su uso exclusivo en labores relacionadas con mis funciones.

- Aprendo de mis errores y trabajo sobre sus causas para evitar que se repitan, promoviéndolos como una lección aprendida.

- Comparto de manera natural mis conocimientos y experiencias con los compañeros, sin egoísmos y sin recelo. Facilito la adaptación y ayudo a superar los obstáculos a nuevos miembros del equipo.

- Soy consciente de que como funcionario represento a la Empresa en todo momento, por lo que siempre me esfuerzo por mantener una presentación personal adecuada y proyectar una imagen intachable, evitando cualquier conducta laboral o personal que deteriore el buen nombre y la reputación de la Empresa. Mis actuaciones responden a la dignidad y responsabilidad de mi cargo.

5.1.3 Actúo con Respeto cuando:

- Hago un buen ejercicio de mis derechos sin abusar de ellos, y respeto los de los demás.

- Escucho con atención, soy tolerante en la relación y me aseguro de entender el punto de vista de los demás.

- Reconozco y acepto que los demás pueden tener diferentes puntos de vista y comportamientos.

- Reconozco los derechos y las necesidades de los diferentes grupos de interés con los que me relaciono y doy respuesta oportuna a esas necesidades.

- Ni yo, ni mi familia utilizamos mi posición de empleado de BEMEL S.A.S como mecanismo para exigir preferencias o tratos diferentes a los de otros ciudadanos.

- Soy cortés y cordial en las relaciones con mis compañeros, los clientes y con todas las personas en general.

- Respeto el tiempo de los demás, soy puntual con las citas, entrevistas y reuniones de trabajo.

- Reconozco y acepto los usos, tradiciones y costumbres de las comunidades con las que interactúo.

- Mi trato con las personas está por encima de cualquier forma de discriminación por razón de sexo, raza, edad, nacionalidad, discapacidad, ideología, cargo, nómina o religión.

- Respeto la propiedad inte ectual y los derechos de autor.

- Rechazo la competencia desleal y por lo tanto no emito juicios de valor, descalifico divulgo comentarios negativos que puedan afectar a otras empresas.

- Mantengo y promuevo el respeto por los derechos humanos y el Derecho Internacional Humanitario.

5.1.4 Actúo con Espíritu Emprendedor cuando:

- Mi forma de pensar, razonar y actuar está enmarcada en la obsesión por la oportunidad, con un enfoque holístico y con un liderazgo muy bien balanceado.

- Soy capaz de descubrir oportunidades

- Reúno recursos necesarios

- Trabajo en pro de aprovechar las oportunidades

- Mi fortaleza es la motivación al logro, la acción y asumir riesgos para lograr objetivos.

- Sé controlar el medio en el que me desempeño

- Soy capaz de afrontar las situaciones que se presentan

- Marco la diferencia y dejo huella

- Tengo una firme convicción

- Hago mi segundo, tercer y cuarto esfuerzo

- No me desanimo

- Aprendo de las derrotas

- Hago de los problemas muy buenas oportunidades

- Pienso en grande

5.1.5 Actúo con Transparencia cuando:

- Me oriento al respeto de los derechos

- Me comprometo en el manejo óptimo de la información, bienes y recursos de la Compañía.

- Muestro claridad en mis actos sin excusarme en mi posición dentro la Compañía

- Facilito la participación y compromiso de los que me rodean

- Asumo las consecuencias de lo que hago y lo

- Adelanto de manera pública los procesos de

- Respeto los procedimientos establecidos para el desarrollo de mis actividades

- Estoy comprometido con el logro de metas y objetivos

- Entrego información veraz, oportuna y fidedigna.

- Reporto a tiempo y adecuadamente cualquier acto de fraude o información sobre actos fraudulentos.

- Dedico el tiempo que estoy en la Compañía a adelantar las tareas y funciones que me fueron asignadas.

- Procedo de acuerdo con los valores Corporativos.

5.1.6 Actúo con Responsabilidad Social cuando:

- Reporto incidentes que puedan generan impacto ambiental

- Contribuyo para disminuir la contaminación ambiental.

- Doy un trato adecuado, respetuoso y amable a las personas

- Estimulo deportes y propicio actividades del genero

- Enseño a las personas más que a hacer las cosas, a saber, por qué o para qué se hacen, pues eso agrega sentido.

- Facilito las herramientas que están a mi alcance para que otros desarrollen adecuadamente su labor.

6. DIVULGACIÓN DEL CÓDIGO

BEMEL S.A.S garantizará que este Código sea ampliamente divulgado a sus colaboradores, clientes, contratistas y demás grupos de interés. Los datos de contacto correspondientes se mantendrán permanentemente en SharePoint y en todas las comunicaciones que lo requieran.

El Código de Ética hará parte de los contenidos de los procesos de inducción y reinducción de BEMEL S.A.S

6.1 Pasos para consultar o informar acerca de conflictos éticos:

En las labores diarias pueden presentarse situaciones o conflictos que generen duda sobre cómo actuar, y que afecten directamente al colaborador o a terceros. Cuando esto ocurra los colaboradores deben canalizar sus consultas, en primera instancia, a través de

su jefe inmediato, quien evaluará la situación y si lo considera pertinente la informará oficialmente.

Gestión Humana será la última instancia para resolver o recomendar una actuación a seguir, una vez que la cadena de mando informada mantenga dudas sobre la mejor manera de proceder. Sin embargo, el colaborador podrá hacer la consulta directamente si la situación involucra a sus instancias superiores.

Una vez analizada la situación por las diferentes instancias (jefes o Dirección de Gestión Humana), las respuestas a las consultas deben informarse a través de actas de resolución que sólo se pondrán a disposición de las partes interesadas.

En caso de que la decisión conlleve algún hecho relevante o sanción laboral, la Dirección de Gestión Humana informará a los entes correspondientes.

Todas las consultas o denuncias que los colaboradores realicen deben tratarse bajo parámetros estrictos de:

  • • Confidencialidad: las instancias consultadas garantizarán en todo momento la privacidad en el tratamiento de las consultas o situaciones que se tramiten.
  • • Objetividad: las instancias consultadas garantizarán un análisis exhaustivo de las consultas para dar la orientación más adecuada, y en el caso de denuncias, para definir si existió incumplimiento del Código. No se permitirán denuncias anónimas.
  • • Respeto: las instancias consultadas garantizarán en todo momento el máximo respeto a los derechos de las personas presuntamente implicadas en un posible incumplimiento. Igualmente, se asegurarán de que previo a la emisión de cualquier juicio de valor, las personas implicadas puedan, sin ningún tipo de coacciones, dar todas las justificaciones y explicaciones que consideren pertinentes en la defensa de su actuación.
  • • No se admitirán represalias: los colaboradores que informen acerca del incumplimiento del Código no podrán recibir ningún tipo de represalias. Quienes omen medidas en contra de dichos colaboradores deberán enfrentarse a las medidas disciplinarias correspondientes.

7. COLABORACIÓN A LAS AUTORIDADES

Los colaboradores de BEMEL S.A.S deben prestar la colaboración y dar a conocer la información necesaria en el momento que se genere una investigación de índole legislativo o jurídico cualquiera que sea el caso.

Las autoridades que pueden requerir colaboración al momento de una investigación son:

  • • Policía nacional
  • • Policía Antinarcótico
  • • SIJIN
  • • DIJIN
  • • DIAN
  • • Fiscalía
  • • Procuraduría
  • • Contraloría
  • • CTI
  • • Entre otras, ya sean colombianas o entes regulatorios internacionales.

Esta colaboración se debe hacer de modo transparente y confidencial siempre velando por la integridad y el buen nombre de la compañía, todo en pro de esclarecer los hechos y encontrar la causa que originó la situación investigada.

8. MANEJO DE CONFLICTO DE INTERESES

Todos los colaboradores deben impedir aquellas situaciones en las que su juicio e intereses vean interconectados para un bien especifico, por ejemplo:

  • • Capacidad de los colaboradores para utilizar su posición con la compañía a su ventaja personal
  • • Colaboradores que participan en actividades que proporcionen beneficios directos o indirectos a un competidor
  • • Los colaboradores que poseen acciones de las acciones de un competidor
  • • Los colaboradores que utilicen conexiones obtenidas a través de la compañía para sus propios fines privados
  • • Colaboradores que utilizan equipo de la compañía o medios para apoyar un negocio externo
  • • Los colaboradores que actúan de manera que puedan comprometer la legalidad de la empresa (aceptar sobornos o sobornar a representantes de autoridades legales).

9. LEXICO

9.1 Conflicto de intereses: son aquellas situaciones en las que el juicio de un sujeto, en lo relacionado a un interés primario para él o ella, y la integridad de sus acciones, tienen a estar indebidamente influenciadas por un interés secundario, el cual frecuentemente es de tipo económico o personal.

9.2 Información privilegiada: es una clase de conocimientos diferentes a los que normalmente se comparten en una empresa; el individuo que tenga un acceso oficial a estos documentos tiene una ventaja ante otros inversores o socios, ya que puede generar muchos más beneficios que los típicos.

9.3 Dadivas: es algo que se entrega de manera gratuita.

9.4 Soborno: Se trata de un delito cuando un funcionario público acepta o exige una dádiva para concretar una acción u omitirla.

9.5 Lavado de activos: es el proceso mediante el cual organizaciones criminales buscan dar apariencia de legalidad a los recursos generados de sus actividades ilícitas. En términos prácticos, es el proceso de hacer que dinero sucio parezca limpio, haciendo que las organizaciones criminales o delincuentes puedan hacer uso de dichos recursos y en algunos casos obtener ganancias sobre los mismos.

9.6 Conflicto ético: es todo conflicto de valores, es decir cuando ante la necesidad de tomar una decisión entran en juego valores contradictorios.

10. CONTROL DE REGISTROS

Nombre del Formato
Política deanticorrupción y soborno
Código
D2PT-6
Cargo responsablede entregarlo a Archivo
Coordinador decalidad y seguridad
Archivo enformato
Digital
Frecuencia de entrega archivo
N/A
Consulta
Restringida
Tiempo de almacenamiento
2 AÑOS

11. ANEXOS Y REFERENCIAS

Circular 170 de 2002

12. HISTORIAL DE CAMBIOS

Item
1
2
Fecha
20/4/2018
27/06/2019
Versión
1
2
Cambio
Creación del documento.
• Restructuración del documento
• Compromisos con el código de ética
• Se adiciona de colaboración con las autoridades
• Se adiciona manejo de conflicto de intereses
• Se adiciona el objetivo, alcance y léxico del documento
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